Система документооборота

В любой организацией выполняется работа с документами например: оформление заказов, заявок, рекламаций, оформление счетов и т.п.
Работа с документами являются частью бизнес-процессов предприятия, документы обеспечивают взаимодействие с клиентами и партнерами, структурных подразделений и отдельных сотрудников.

Документы это инструмент выполнения простых ежедневных операций
Документооборот - набор операций с документами:

  • прием
  • регистрация
  • рассылка директив и поручений
  • контроль исполнения
  • формирование архива документов

У нашей компании разработаны готовые решения для автоматизации документооборота.

Классический документооборот

Для автоматизации документооборота мы используем платформу Microsoft Sharepoint, или решения собственной разработки. Выбор решения зависит того насколько должна быть востребована функциональность Microsoft Sharepoint.

Центральным звеном системы документооборота является хранилище документов. Документы состоят из формы документа и данных, которые вводит пользователь. В хранилище также находятся файлы документов Word, Excel и тд.

Документы сформированные в системе документа оборота имеют собственных жизненый цикл, в системе документооборота существует конрроль за состояниями документа, оповещение пользователей о состоянии документа если состояние документа не изменилось в положеный срок.

Система обладает возможностями и включает в себя:

  • Полнотекстовый поиск, контроль версий, разграничение прав доступа.
  • Возможность групповой работы.
  • Маршруты согласования и утверждения документа.
  • Рассылка уведомлений исполнителям.
  • Модуль согласования документов.

Наше решение - web-приложение, обеспечивает сотрудникам безопасный доступ и работу с документами вне офиса из любого места, где есть Интернет.

Согласование документов

Система позволяет согласовывать договора, документы, проекты распорядительных документов. Пользователи системы:

  1. Модератор - размешает документ в систему, управляет процессом согласования, принимает замечания от согласующих сторон, принимает или отклоняет предлагаемые редакции пунктов документа, выпускает финальный документ.
  2. Согласующая сторона - дает замечания по тексту документа, предлагает изменить, удалить или добавить текст в документе.

Последовательность работы:

  • Загрузка документа в систему, назначение согласующих сторон - пользователей, модераторов.
  • Подача замечаний по тексту документа, согласование текста документа
  • Принятие финальной версии документа, подписание финального документа ЭЦП.

Система согласования документов Правительства Москвы (учебная версия).